Maria Ward Schule Würzburg

Der Datenschutzbeauftragte und seine Aufgaben

Datenschutzbeauftragter an unserer Schule ist Herr Stefan Gaubitz. 

Der Umgang mit personenbezogenen Daten gehört seit jeher selbstverständlich zum Schulalltag. Von der Schulanmeldung bis zum Abschlusszeugnis gibt es kaum einen Vorgang in der Schule, bei dem es nicht um einzelne Menschen geht. Schule ist nicht anonym und soll es auch nicht sein. Aber nicht alle Informationen sind für jeden bestimmt. Der Einsatz moderner Informations- und Kommunikationstechnologien in Unterricht und Schulverwaltung verlangt einen verantwortungsbewussten Umgang mit personenbezogenen Daten. Der verlässliche Umgang mit personenbezogenen Daten gehört zu den Grundlagen eines vertrauensvollen Miteinanders der Schulfamilie.

A. Das Bayerische Datenschutzgesetz (BayDSG) bestimmt, dass Schulen, die personenbezogene Daten mit Hilfe von automatisierten Verfahren verarbeiten oder nutzen, einen ihrer Beschäftigten zum behördlichen Datenschutzbeauftragten bestellen.

Art. 1, Zweck des Gesetzes

Zweck dieses Gesetzes ist es, die einzelnen davor zu schützen, dass sie bei der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung ihrer personenbezogenen Daten durch öffentliche Stellen in unzulässiger Weise in ihrem Persönlichkeitsrecht beeinträchtigt werden.

Art. 4, Begriffsbestimmungen

(1) Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse bestimmter oder bestimmbarer natürlicher Personen (Betroffene).

(2) ... Nimmt eine nicht-öffentliche Stelle hoheitliche Aufgaben der öffentlichen Verwaltung wahr, ist sie insoweit öffentliche Stelle.

(3) Eine Datei ist

  1. eine Sammlung personenbezogener Daten, die durch automatisierte Verfahren nach bestimmten Merkmalen ausgewertet werden kann (automatisierte Datei) oder

  2. jede sonstige Sammlung personenbezogener Daten, die gleichartig aufgebaut ist und nach bestimmten Merkmalen geordnet, umgeordnet und ausgewertet werden kann (nicht automatisierte Datei).
    Nicht hierzu gehören Akten und Aktensammlungen, es sei denn, dass sie durch automatisierte Verfahren umgeordnet und ausgewertet werden können.

(4) Akten sind alle sonstigen amtlichen oder dienstlichen Zwecken dienenden Unterlagen; dazu zählen auch Bild- und Tonträger. Nicht hierunter fallen Vorentwürfe und Notizen, die nicht Bestandteil eines Vorgangs werden sollen.

(5) Erheben ist das Beschaffen von Daten über Betroffene.

(6) Verarbeiten ist das Speichern, Verändern, Übermitteln, Sperren und Löschen personenbezogener Daten. Im Einzelnen ist, ungeachtet der dabei angewendeten Verfahren:

  1. Speichern das Erfassen, Aufnehmen oder Aufbewahren personenbezogener Daten auf einem Datenträger zum Zweck ihrer weiteren Verarbeitung oder Nutzung,

  2. Verändern das inhaltliche Umgestalten gespeicherter personenbezogener Daten,

  3. Übermitteln das Bekanntgeben gespeicherter oder durch Datenverarbeitung gewonnener personenbezogener Daten an Dritte in der Weise, dass
    a) die Daten durch die speichernde Stelle an Dritte weitergegeben werden oder
    b) Dritte Daten einsehen oder abrufen, die von der speichernden Stelle zur Einsicht oder zum Abruf bereitgehalten werden,

  4. Sperren das Kennzeichnen gespeicherter personenbezogener Daten, um ihre weitere Verarbeitung oder Nutzung einzuschränken,

  5. Löschen das Unkenntlich machen gespeicherter personenbezogener Daten.

(7) Nutzen ist jede Verwendung personenbezogener Daten, soweit es sich nicht um Verarbeitung handelt, insbesondere die Weitergabe von Daten innerhalb der speichernden Stelle an Teile derselben Stelle mit anderen Aufgaben oder anderem örtlichem Zuständigkeitsbereich.

(8) Anonymisieren ist das Verändern personenbezogener Daten derart, dass die Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse nicht mehr oder nur mit einem unverhältnismäßig großen Aufwand an Zeit, Kosten und Arbeitskraft einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person zugeordnet werden können.

(9) Speichernde Stelle ist jede öffentliche Stelle, die personenbezogene Daten für sich selbst speichert oder durch andere im Auftrag speichern lässt.

(10) Dritte sind alle Personen oder Stellen außerhalb der speichernden Stelle. Dritte sind nicht die Betroffenen sowie diejenigen Personen und Stellen, die im Inland, in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum personenbezogene Daten im Auftrag erheben, verarbeiten oder nutzen.

B. Im BayDSG sind ausdrücklich folgende Aufgaben des Datenschutzbeauftragten der Schule geregelt:

  1. Durchführung datenschutzrechtlicher Freigabeverfahren gemäß Art. 26 BayDSG
    Vor dem erstmaligen Einsatz oder der wesentlichen Änderung automatisierter Verfahren, mit denen personenbezogene Daten an der Schule verarbeitet werden, muss eine Freigabe durch den Datenschutzbeauftragten der Schule erfolgen (vgl. Art. 26 Abs. 1 Satz 1 und Satz 3 BayDSG). Unter dem Begriff „automatisierte Verfahren" sind insbesondere Computerprogramme bzw. Softwareprodukte zu verstehen.

  2. Führen des Verfahrensverzeichnisses gemäß Art. 27 BayDSG
    Der Datenschutzbeauftragte führt gemäß Art. 27 Abs. 1 BayDSG ein Verfahrensverzeichnis der bei der öffentlichen Stelle eingesetzten und datenschutzrechtlich freigegebenen automatisierten Verfahren, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Auch Anlagen zur Videoaufzeichnung sind gemäß Art. 21 a Abs. 6 Satz 1 in Verbindung mit Art. 27 BayDSG in das Verfahrensverzeichnis aufzunehmen, falls die Videoaufzeichnung über den Rahmen der Verordnung zur Durchführung des Art. 28 Abs. 2 BayDSG hinausgeht (siehe dazu auch den folgenden Abschnitt I Nr. 2.2.1). Das Verfahrensverzeichnis kann grundsätzlich von jedem kostenfrei ohne Nachweis eines berechtigten Interesses eingesehen werden (Art. 27 Abs. 3 BayDSG). Das Verfahrensverzeichnis dient insbesondere dazu, dass sich z.B. Schülerinnen/Schüler oder deren Erziehungsberechtigte über die elektronische Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten an der Schule in-formieren können.

  3. Beratung der Beschäftigten der öffentlichen Stelle gemäß Art. 25 Abs. 3 Satz 6 BayDSG
    Beschäftigte der Schule können sich unmittelbar (d.h. ohne Beteiligung ihrer Vorgesetzten) an den zuständigen Datenschutzbeauftragten wenden. Zur Beratung gehört es auch, Hinweisen der Beschäftigten zu Datenschutz rechtlichen Problemen nachzugehen.
    Der Datenschutzbeauftragte ist zur Verschwiegenheit über Personen verpflichtet, die ihm in seiner Eigenschaft als Datenschutzbeauftragter Tatsachen anvertraut haben, sowie über diese Tatsachen selbst, soweit sie nicht durch diese Person davon befreit werden (Art. 25 Abs. 4 Satz 3 BayDSG).

  4. Einhaltung des Datenschutzes gemäß Art. 25 Abs. 4 Satz 1 BayDSG
    Insgesamt hat der behördliche Datenschutzbeauftragte gem. Art. 25 Abs. 4 Satz 1 BayDSG die Aufgabe, auf die Einhaltung des Bayerischen Datenschutzgesetzes und anderer Vorschriften über den Datenschutz in der öffentlichen Stelle hinzuwirken.
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